Image by Bruno from Pixabay
Obowiązek korzystania z systemu nie obejmuje wszystkich. Odpowiedź na pytanie, kto nie musi wystawiać faktur w KSeF, opiera się według Poradnika Przedsiębiorcy na art. 106ga ustawy o VAT. Z obowiązku zwolnieni są po pierwsze podatnicy zagraniczni, czyli ci, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Po drugie, podatnicy posiadający w Polsce tylko stałe miejsce prowadzenia działalności, które nie uczestniczy w dostawie lub usłudze objętej fakturą. Po trzecie, podatnicy korzystający z procedur szczególnych, takich jak VAT OSS i IOSS oraz procedur z odpowiednich rozdziałów ustawy. Po czwarte, wystawiający faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Po piąte, przypadki wskazane w rozporządzeniu, bo Minister Finansów może określić inne udokumentowane transakcje, które nie podlegają obowiązkowi. Artykuł wskazuje też tymczasowe odstępstwa na okres od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r.: faktury uproszczone do 450 zł lub 100 euro mogą być wystawiane poza systemem, a faktury z kas rejestrujących mogą pozostać w tradycyjnej formie. Jakie transakcje wyłącza rozporządzenie z 7 grudnia 2025 r.? Wymienia się paragon z numerem NIP za przejazd autostradą, bilety komunikacji pasażerskiej oraz faktury uproszczone dotyczące usług ubezpieczeniowych i finansowych zwolnionych z VAT. Jak z tej wiedzy korzystać? Przede wszystkim ustalić, w jakiej sytuacji znajduje się firma: czy jest podatnikiem krajowym, czy sprzedaje wyłącznie konsumentom, czy korzysta z procedur OSS lub IOSS. Dla firm, które sprzedają zarówno przedsiębiorcom, jak i osobom prywatnym, zasady zależą od rodzaju nabywcy, więc trzeba je zastosować do każdej transakcji. Warto pamiętać, że zwolnienie od obowiązku nie oznacza zakazu: przedsiębiorca może wystawiać faktury w systemie dobrowolnie, jeśli uzna to za wygodne. Zasady wyłączeń są szczegółowe, więc w przypadku wątpliwości, na przykład przy nietypowych transakcjach, warto zapytać księgowego lub doradcę podatkowego. Należy też śledzić zmiany w rozporządzeniach, ponieważ lista wyłączeń może być modyfikowana. Dobrze sprawdzać także oficjalne komunikaty Ministerstwa Finansów, bo przepisy i interpretacje mogą ulegać zmianom.
Klienci indywidualni czasem proszą o fakturę wystawioną na ich imię i nazwisko, na przykład przy zakupie sprzętu lub usługi, i pojawia się pytanie, jak wygląda faktura imienna a KSeF. Według artykułu w Poradniku Przedsiębiorcy przedsiębiorcy nie mają obowiązku wystawiania faktur dla osób prywatnych w systemie, ale mogą to robić dobrowolnie. Podstawą jest art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, który zwolnił z obowiązku fakturowania w KSeF podatników wystawiających faktury na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Jak osoba prywatna może odebrać taką fakturę? Osoba prywatna nie ma konta w systemie, ale może pobrać fakturę poprzez anonimowy dostęp w Aplikacji Podatnika KSeF, korzystając z numeru faktury. Artykuł przypomina daty wdrożenia obowiązku: od 1 lutego 2026 r. dla podmiotów dużych, ze sprzedażą powyżej dwustu milionów złotych w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych oraz od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników, do 10 tys. zł brutto miesięcznie. Wspomina także o sprzedaży w procedurze VAT OSS, która zazwyczaj dotyczy osób prywatnych z zagranicy i również nie wymaga fakturowania w systemie. Jak podejść do praktyki? Jeśli firma sprzedaje wyłącznie konsumentom, nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, ale warto ustalić jasną politykę: czy wystawia faktury na życzenie, w jakiej formie i kiedy. Jeśli sprzedaje różnym grupom klientów, trzeba rozróżniać nabywców i stosować właściwe zasady. Kluczowe jest sprawdzenie, czy klient jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności, czy przedsiębiorcą, bo od tego zależy forma faktury. W razie wątpliwości dobrze pytać o cel zakupu i o to, czy faktura ma dotyczyć działalności. Dobrze przygotować wzór procedury dla sprzedawców, aby wszyscy działali jednakowo. Warto też przekazywać klientom informację o tym, jak mogą pobrać fakturę, jeśli została wystawiona w systemie. Wszelkie nietypowe sytuacje omawiać z księgowym. Warto również zachować dokumentację sprzedaży do osób prywatnych w uporządkowanej formie, aby w razie pytań urzędu można było wykazać zastosowaną zasadę.
Obowiązkowy system e-faktur jest rozwijany, a kolejne zmiany zapowiedziano na początek przyszłego roku. Jak opisuje Poradnik Przedsiębiorcy, zmiany w KSeF od 2027 obejmują siedem reform ogłoszonych przez Ministerstwo Finansów, które wejdą w życie 1 stycznia 2027 r.. Po pierwsze, nowe oznaczenia faktur: system będzie identyfikować dokumenty za pomocą oznaczeń, takich jak do zaksięgowania, do wyjaśnienia czy nie do zaksięgowania. Po drugie, wydłużenie ważności tokenów: tokeny autoryzacyjne, które miały utracić ważność wcześniej, będą aktywne co najmniej do 2027 r.. Po trzecie, kontekst biznesowy faktur: będą one zawierać pełne informacje opisujące okoliczności transakcji. Po czwarte, numer KSeF w płatnościach: od 1 stycznia 2027 r. podatnicy mają podawać numer KSeF w informacjach dotyczących płatności. Po piąte, nowe limity zapytań: zmiana reguł dostępu do bazy w celu ochrony stabilności platformy. Po szóste, zgłaszanie oszustw przez interfejs programistyczny: nowa ścieżka komunikacji dla podatników do zgłaszania podejrzeń oszustw VAT. Po siódme, rezygnacja z weryfikacji treści: system będzie sprawdzał jedynie poprawność formalno-proceduralną, a nie merytoryczną. Konsultacje w tej sprawie z organizacjami przedsiębiorców i doradcami podatkowymi zakończyły się 9 czerwca 2026 r., a wdrożenie wszystkich zmian przewidziano na początek 2027 r.. Co z tego wynika dla firm? Warto zawczasu sprawdzić, czy oprogramowanie księgowe zostanie dostosowane do nowych oznaczeń i do podawania numeru KSeF w przelewach. Należy przeanalizować sposób zarządzania dostępami i tokenami, aby uniknąć niespodzianek. Warto uporządkować procesy księgowania faktur, bo nowe oznaczenia mogą ułatwić ich obsługę. Pracownicy odpowiedzialni za płatności powinni wiedzieć, że numer faktury w systemie będzie potrzebny w informacjach o przelewie. Ponieważ zmiany są zapowiedziane, a nie ostateczne, trzeba śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów i informacje od dostawcy oprogramowania, aby mieć pewność co do ostatecznego kształtu przepisów i terminów. Dobrze zapytać dostawcę oprogramowania, kiedy planowane są aktualizacje, i przetestować nowe funkcje na danych próbnych, jeśli jest taka możliwość.
